インターン生のZoho CRMつまずき日記!~ファイル容量節約!?ドキュメントタブ!~

こんにちは。
Zohoインターン生の益子です。

Zohoジャパンでのインターンが始まって早1ヶ月がたちました。
CRMについてのインプット・アウトプットに苦戦し、
たくさんつまずく日々・・・
毎日があっという間にすぎていきます。

今回は、CRMのヘルプページの説明文でつまずいた
「CRMの文書ライブラリー 容量スペースの節約」について
書いていこうと思います。

Zoho CRMには、文書やスライドショーを作成したり
既に作成済みの文書のアップロードを行える
「ドキュメントタブ」というものがあります。
そしてこのドキュメントタブを含め、
Zohoドキュメント、Googleドキュメント、デスクトップの4箇所から、
各データ(取引先や連絡先など)に文書などを添付することができます。

複数のデータにそれぞれ違う文書を添付する場合、
ファイル容量は添付するデータ分だけ消費されるのですが、
複数のデータに同じ文書を添付する場合、
CRMのドキュメントタブから添付を行うと他の3箇所よりも
断然消費するファイル容量を節約できるのです。

仮に、Googleドキュメントから5MBのデータを3件の連絡先に添付するとします。
すると、5MB×3件分となり15MBのファイル容量を消費することになります。
ドキュメントタブ

しかし、ドキュメントタブから5MBのデータを3件の連絡先に添付すると、
元のデータ量の5MBしか消費せずに添付できるのです。
ドキュメントタブ2

イメージとしては、1つ1つ添付しているというよりは、
1つの文書を各データに関連付けているというような感じです。

既に作成済みのデータを添付する場合は、
アップロードをしなければなりませんが、
それさえ行えばファイル容量を節約することができます。

いかがでしたでしょうか。
文書が作成、アップロード、共有に加えて容量の節約もできるなんで
ドキュメントタブ便利な機能です。

ぜひ、活用してみてください。

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