インターン生のZoho CRMつまずき日記!~CRMのメール機能ではなにができるのか!?~

こんにちは。
Zohoジャパンインターン生の益子です。
だいぶ更新が滞ってしまいましたが、今回で10回目の更新となります!

今回は、CRM内のメール機能について書いていこうと思います。

Zoho CRMでは、
管理している顧客やWebサイトなどから自動で登録される顧客に、
様々な方法でメールを送ることができるのですが、
その方法がたくさんあり、
どのような用途のときに何を活用すればよいのか分からず・・・
加えて、Zohoジャパンの製品には、「Zoho メール」というものもあり、
CRMのメール機能とは何が違うの!?
というような感じでつまずいてしまいました・・・

まず初めに、「Zoho メールとCRM内のメール機能の違い」について、
お話したいと思います。

Zoho メールはメールの送受信に加え、
カレンダーやタスク管理等も行えます。
CRMのメール機能は、カレンダーなどの機能は備えていませんが、
受信したメールを取り込み連絡先などと関連付けることができます。

次にCRMのメールでできることについてお話します。
CRMの送信機能は主に、
①個別メール送信
②一括メール送信
③自動メール送信
④ワークフローの通知の4つです。

①の個別メールは、
見込み客と連絡先、もしくはカスタムタブで作成したデータ
それぞれ1件1件にメールを送ることができます。
各タブから、メールを送ることができます。

②の一括メール送信には、
【一括メール送信】と【一括メール送信スケジュール】の2種類があります。
一括メール送信は、
今すぐにある特定の条件の顧客にメールを送信したいときに活用します。
時間指定や特定の項目が更新されたときなどの条件によって
メールを送信したい場合は一括メール送信のスケジュール機能を使います。
一括メール送信スケジュールは、
ビューもしくは設定した条件で絞った顧客に、
日時を指定してメールを送信することができます。
こちちらには、繰り返し機能がついていません。

③自動メール送信
こちらもメール送信スケジュール同様、
メールの送信開始日などの日時指定をすることができます。
メール送信スケジュールと異なる点は、
メールの繰り返し機能がついている点です。
ただし、ビューでしか送りたい顧客の条件を絞り込むことができず、
条件を新しく設定することができません。

④ワークフローの通知
設定の自動化から、ワークフロールールを作成し、
作成したルールを通知(条件を満たしたときにメールを送る機能)と、
関連付けることによりメールが自動で送られます。
こちらは、ルールを作成しただけでは、
自動メールの設定がされていないので注意してください。
関連付けが完了していると、下のような画面になります。
テスト通知

①②③のメール送信機能は、
見込み客か連絡先もしくはカスタムタブでしか適用できないのですが、
④のワークフローの通知設定は問い合わせタブなどでも使用することが可能です。
また、メールの送信方法によって
1日に送信できるメールの件数や登録できる設定の数が決まっているので、
用途によって使い分けることも重要となってきます。
機能ごとにいくつか例を挙げてみたいと思います。

パターン1
「10時にメールを送りたいけど、その時間は会議が入っている」
→【一括メール送信スケジュール】

パターン2
「見込み客や連絡先などのデータが、追加や更新される度に必ずメールを送りたい!しかもそれを繰り返したい!」
→【自動メール送信】

パターン3
「今すぐ一括でメールを送りたい」
→【一括メール送信】

パターン4
「新しい案件に担当者を割り当てたとき、担当者にメールを送りたい!」
→【ワークフローの通知】

いかがでしたでしょうか。
自動化の設定を行えば、
毎回メールを送信するなどといった業務を、
省略することが可能です!

ぜひ、試してみてください。

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