観光まちづくりのための情報共有・プロジェクト管理をZoho Connectで実現｜ 一般社団法人南房総市観光協会様導入事例
Zoholics Japan 2018 午後の部トラック2では、コミュニケーション＆コラボレーションツール「Zoho Connect」のユーザー講演として、南房総市地域おこし協力隊の相川武士氏が登壇しました。
地域の行政・団体・企業などの様々な関係者間での円滑なコミュニケーションとプロジェクト推進を実現するためのシステム選定から活用方法までを詳しく紹介しました。
様々な関係者間の情報共有とプロジェクト管理に課題
房総半島最南端の南房総市は、温暖で海・山・森林など自然豊かな環境。サイクルツーリズム・ヘルスツーリズムなどの観光が楽しめ、年間500万人の観光入込客があるそうです。都心からのアクセスもよく、移住・2拠点生活者にも人気とのこと。
南房総市観光協会（会員200名）は、2018年4月に法人化。これまでの宿泊施設の案内が主だった活動から、外国人旅行者向けの情報配信や健康をテーマにした観光旅行事業の開始など活動を拡大中。新たなプラットフォームの仕組みづくりにより地域一体となった観光地域づくりを進め、観光庁の推進する日本版DMO候補法人への登録を目指しているそうです。
相川氏は、2017年に東京から移住し、地域おこし協力隊として観光まちづくりに取り組んでいます。
協会会員・市役所・地方創生コンサル等の外部協力者など、様々な関係者が推進する当プロジェクトでは、関係者間のコミュニケーションや情報共有に課題を感じていました。「電話・メール・FAXなど様々な手段をとることで、情報共有が非効率になっていた」と相川氏は振り返ります。
また、プロジェクトの進捗確認は月1-2回の会議だけで行っていたため、「スピード感がない」と相川氏は感じていました。同時に、「タスクの担当者や期限があいまいになったり、議事録などの履歴や資料が残らなかったりといった課題もあった」と語ります。
そこで、システム化に着手すべく、相川氏が中心となって様々なツールを比較検討しました。
1つのサービスだけで完結できることが決め手！Zoho Connectを導入へ
南房総市観光協会でのシステム導入には、いくつかの条件がありました。
第一に、連携する市役所での制約。「アプリのインストールはNG」、「クラウドサービスでもNGとしているものがある」、「大容量のメール添付はNG」などセキュリティの観点から制限されています。したがって、NGになっていないクラウドサービスの中から選定することに。
次に、関係者にはITリテラシーが高くない人も多いため、複数のサービスを導入しても使いこなしが困難だと思われました。そこで、予定・タスク管理、文書・ファイル共有を「1つのサービスだけで完結できるクラウドサービス」を探すことにしました。
さらに、観光支援は出先での業務が多いため、「スマホアプリ」の有無も重要なポイントでした。
また、関係者は20名ほどですが、システムの使用頻度はばらばら。したがって、「1人あたりの使用料が安く済む」ことも条件に挙がりました。その他、「日本語化している」「公開範囲を管理できる」などの条件も含め、10ほどのサービスを実際に試して比較検討を進めました。
＜南房総市観光協会のツール導入の条件＞
- 1つで完結できるクラウドサービス
- スマホアプリがある
- 使用料が安い
- 日本語化されている
- 公開範囲を管理できる
その結果、全ての条件をクリアし、予定・タスク管理から文書共有までを完結できる「Zoho Connect」無料版の導入を決定。導入後、複数の管理者を設定できるエンタープライズプランを購入へ。有料プランは、最少25名からのライセンスでしたが、22名で利用を開始しました。
「月間3,000円、一人あたり100円強の手軽さで導入しやすかった」と相川氏は語ります。
ポイントはできるだけシンプルな運用！タスクボードでの進捗管理
次に、相川氏は具体的なZoho Connectの活用方法を紹介。南房総市観光協会で利用しているZoho Connectの主な機能と活用方法は、以下のとおり。相川氏が運用面で工夫した点も解説しました。
フィード：主な情報共有の場
参考記事やイベントの情報を共有。「グループは分けず、全体公開」が一斉共有のためのポイント。
タスク：プロジェクトの進捗管理
プロジェクト毎にボードを作成。「カンバン形式」でステータス別にタスクを管理。タスク関連のやりとりはタスク上で。
ポイント1）皆が使いこなせるよう、分類はシンプルに3段階。細かい進捗や優先度はタスク内で管理。
ポイント2）各タスク内のコメント欄で情報共有や進捗報告することで、タスクの通知がボードメンバーと担当者だけに限定される。フィードではやりとりしない。
非公開グループ：限定的な情報共有
特定の非公開情報やゲストユーザーとの情報共有の場合のみ、公開範囲を制限したグループを作成。
予定：Googleカレンダーと同期し、スケジュール管理
会議やセミナー、イベントの日程と参加者を管理＆共有。
ポイント1）各自のGoogleカレンダーに同期して、個人の予定とも一元管理
ポイント2）予定のコメント欄で関連タスクのリンクを貼ることで関連付けて見られる
マニュアル：情報の蓄積
アカウント情報・運営マニュアル、議事録、セミナー・イベント報告書の蓄積＆共有に。
※ 今後、「フォーラム」への移行も検討中とのこと
Connectの定着とCRM導入に意欲
最後に、相川氏は現状の課題と今後の展開について述べました。
情報の発信や蓄積場所は一元化できたものの、「まだZoho Connectを使ってくれない人がいる」と相川氏。ただ、「メールなどでばらばら連絡が来ると、対応や情報共有の手間がかかってしまう。業務効率化のためにも、Connectの利用を前提に運用していきたい。」と、ツール運用の定着の必要性を語りました。
「情報を閲覧したら『いいね！』するなどの確認フローや、使い方のルール化やトレーニングの実施も進めて行きたい」とのこと。また、「外部関係者をゲストユーザーとして追加して情報共有をする運用も今後予定している」と付け加えました。
さらに、「今後は旅行事業を始めるので、CRMを導入して顧客情報や商品の管理をエクセルから移行していきたい」と今後のさらなるシステム化への意欲を語りました。
「導入したばかりでまだ基本的な使い方なので、他のユーザーの方の運用方法についても知りたいし、情報交換したい」と冒頭で語っていた相川氏でしたが、実際には短期間でZoho Connectの特長でもあるフィードやタスクボードを組織のニーズに合わせて使いこなされているのが印象的でした。
運用面でも課題が残っているとする相川氏は、その後のセッションでも、ユーザー登壇者やZoho Connectのプロダクトマネージャーであるへマント氏に積極的に質問をされていました。今後のさらなるツール活用と南房総市の観光事業の発展に期待が膨らみます。
ツール選定のポイントや具体的な活用方法についての詳しいお話は、社内外の関係者感での情報共有・コミュニケーションに課題を感じている方には、参考になったのではないでしょうか。
なお、「現在、南房総市観光協会では、ウェブマーケティングや情報配信、イベント運営に関する事業パートナーを募集中」とのこと。美しい海岸線と里山に囲まれた自然豊かな南房総市の観光まちづくりへの参画にご興味がある方はぜひお問い合わせされてみてはいかがでしょうか。
【関連サイト】
●南房総市観光協会： https://www.cm-boso.com
●南房総いいとこどり： https://www.mboso-etoko.jp
●南房総市多言語観光サイト： http://www.tokyo-day-trip.jp
講演動画と資料
＜Zoholics Japan 2018 レポート 目次＞
▼午前の部 共通トラック：
- 【基調講演】シームレスな連携でビジネスを加速させる チーフエバンジェリストが示すZohoの世界観
- 顧客情報は会社の資産 Zoho Oneで目指す業務改革
- Zoho Oneユーザー対談 導入の決め手と構築中・運用開始後のポイント
- Zohoをもっと使いたくなる ユーザーコミュニティー「ZOHO CREW」の紹介
▼午後の部 トラック1：
▼午後の部 トラック2：
- Zoho Connect ユーザー事例「観光まちづくりのための情報共有・プロジェクト管理」一般社団法人南房総市観光協会
- Zoho Connect ユーザー事例「Zohoだからできた！ 複数店舗間での効率的な業務フロー」同じ土俵合同会社
- Zoho Connect サイボウズLive完全移行ツールの紹介＆プロダクトマネージャーになんでも聞いてみよう！
- Zoho Connect 基本編：会話がしやすくなるツール「Zoho Connect」の紹介
- Zoho Connect 応用編：情報共有と活用のサイクルをグルグル回そう！
