Zoho CRM SFA機能(ブループリント、ワークフロールール)のご紹介

Zoho CRM SFA機能(ブループリント、ワークフロールール)のご紹介

Zoholics Japan 2018午後の部のトラック1では、ゾーホーコーポレーションのパートナー担当 Chris(クリス)が、顧客管理&営業支援ツール「Zoho CRM」のSFA機能について紹介。
 

現在では、ビジネスの自動化・オンラインが進んでおり、人が増えてビジネスが多様になっても、顧客対応を実現できる」と語るクリス。それを実現するツールがSFA(Sales Force Automation:営業支援/営業力自動化)ツールです。

 

Zoho CRMが備えるSFA機能のうち、5つの自動化機能について紹介しました。

 

Zoho CRMの営業プロセス

顧客管理とSFAだけでなく、在庫管理と帳票の機能まであるのが、Zoho CRMの特長」だとクリスは言います。
 

Zoho CRMは、CRM/SFAの基本機能のほかに、商品管理や見積書作成、さらには、データ分析や、問い合わせとソリューションの管理といった顧客サポート機能も備えていることを紹介しました。

 
ここで、Zoho CRMにおける営業プロセスと用語を解説。

 

 

まず、Zoho CRMの主要タブについて紹介。

 

Zoho CRMの主要なタブ

「見込み客」:新しい潜在顧客 (確度が不明なため、営業担当者がフォローをする)
「連絡先」:商談をする相手 (潜在顧客のうち見極められた人)
「取引先」:連絡先が所属する組織
「商談」:商談/案件
 

 

 

次に、Zoho CRMにおけるセールスサイクルを具体的な例を挙げて解説。

 

 
オンライン広告、イベント開催などのキャンペーンを実施して、「見込み客を獲得」する
 ↓
CRMの見込み客タブにデータ登録して、営業「担当者が割り当て」られる
 ↓
電話、メールなどでフォローして確度を「見極め」る。確度が高ければ「連絡先」として分類
 ↓
連絡先と「商談」対応をする。受注、失注などの進捗や成果を管理する
 

 

 

Zoho CRMを利用することで、営業プロセスの基本的なフローを実践できる」とクリスは、導入メリットを強調しました。

 

Zoho CRMのSFA(自動化)機能

さらに、「Zoho CRM導入の最大のメリットは自動化」だとクリスは言及します。SFA(自動化)機能はZoho CRMの重要な機能です。

 

自動化は、自社のビジネスにとっても大きなメリットがある」とクリスは言い、具体的な利用シーンを挙げて、デモとともに5つの自動化機能を紹介しました。

 


 

マクロ

見込み客の数が1.5-2万などと多くなると、個別の顧客フォローといった定形業務が困難になってきます。そこで役立つのが「マクロ」機能です。

 

「マクロ」機能は、複数のレコードに対してワンクリックでアクションを実行できるようにします。

 

見込み客、連絡先、商談のタブで利用でき、対象のデータに対して、メール配信、タスク追加、担当者の割り当てなどのアクションを一括実行する「マクロを作成」できます。
作成したマクロは、役職などの制限を受けることなく、組織内のユーザーに共有できます。

 

たとえば、新しい見込み客を獲得した際に、定形文のメールを送付するといった定形業務をワンクリックで実行できるので、業務を大幅に効率化できます。

 

 

 

 


 

割り当てルール

条件の定義により営業担当者の割り当てを自動化できるのが、「割り当てルール」設定です。

 

「見込み客」をはじめ、すべてのタブで割り当てルールを設定でき、同時にタスクの割当も可能です。
Webフォーム経由の登録データでも、インポートしたデータでも、割り当てルールを実行できます。
 

たとえば、グローバルなビジネスをしていて、様々な地域の見込み客が入ってくる場合、「見込み客のデータ元」の値が広告経由かWebフォーム経由かに応じて、適切な営業担当者を自動で割り当てることが可能です。CRMへのデータ登録の手間が大幅に短縮できます。

 

注目すべきことに、割り当てルールを予め設定しておけば、CRMシステムの移行時でも自動割り当てが可能になる」とクリスは述べました。CRM移行時は大量のデータ移行が必要になるため、データ登録時の手間の大幅な削減が期待できます。

 

 


 

ワークフローのルール

ワークフロー」は、指定した条件に応じたアクション実行を自動化する設定です。項目の値をベースに条件を設定でき、条件に合うときにアクションを実行します。

 

「『雨なら、傘が必要だ』のように、『もし〇〇なら、△△だ』という構文を定義するイメージ」だと、クリスはわかりやすく解説。『もし』部分が起点(トリガー)で、『だ』部分がアクション実行を示します。

 

  • 起点(トリガー):レコードの登録、編集、削除、更新などを設定可能
  • アクション実行:メール送付、タスク追加、項目更新、Web通知、カスタム関数の実行などを設定可能
  • 実行タイミング:即時、あるいは、2日後などの日付を設定可能

 

たとえば、リード獲得時にタスクを自動追加したり、金額が5万以上の商談が登録された際にメール通知したり、といった作業を完全に自動化できます。定形作業の自動化により、業務を効率化できるだけでなく、人的ミスも回避できます。

 

 

 


 

ブループリント

担当者が営業プロセスに従って漏れなく対応するために、業務フローを定義するのが「ブループリント」機能です。状況に応じてでやるべきことを定義し、管理できます。

 

ドラッグ&ドロップ操作や、画面のメニューに従って項目を設定するなど、直感的にかんたんにフロー図を設定できます。
 

  1. 商談のステージや見込み客のステータスなどの「選択肢項目」を、段階(ステップ)として設定できます。
  2. 各段階をつなぐライン上に移行条件を設定します。
  3. 移行期間にやるべきこととして、メモの収集、添付の追加、タスクリストの追加できるほか、項目の更新値を条件に設定することも可能です。
  4. さらに、条件を満たして段階を移行する際に、自動でアクションを実行することも可能です。メール通知やタスク追加、項目の更新など、ワークフローと同じアクションを設定できます。
  5.  

 

たとえば、時間に厳格な日本のビジネスでは、営業担当者はタイミング良くフォローしなければなりません。
商談のステージごとにタスクリストを管理することで、次のステージに移行するためにやらなければならないタスクを表示し、かつ、タスクを完了するまで次に進めないよう強制できます。

同時にブループリントでやるべきことを示唆し、管理することで、営業担当の業務をフォローできます。

 

 


 

承認プロセス

ある条件下でのデータ更新を承認制にしたい場合には、「承認プロセス」機能が役立ちます。

 

条件を設定すると、承認なしではデータの更新ができなくなります。承認が通れば自動でアクションが実行され、商談を次に進めることができます。
一方、却下された場合に他のアクションを実行することも可能です。

 

たとえば、金額が500万円以上の商談の更新には、CEOや営業マネージャーの承認が必要といった運用をルール化したい場合に使えます。通知の手間を削減でき、承認プロセスのシステム化によって厳格な管理が可能になります。

 

 
 

 

 ・ ・ ・ ・ ・ 

 

いかがでしょうか。クリスが述べていたように、自動化はSFAの核となる機能です。顧客情報を集約し、営業プロセスを可視化して実践する際に、自動化機能が大いにその助けになります。システムで自動化することで、業務の効率化と標準化を実現できるのです。Zoho CRMの特長として、その設定操作が容易なことにも言及しておきたいところです。柔軟に設定を更新しながら、営業プロセスを最適化していくことができます。本講演でご紹介した5つの自動化機能のうち、自社で必要となる部分からぜひ試してみてください。

 
 

顧客管理&営業支援ツール「Zoho CRM」公式サイト: https://www.zoho.com/jp/crm
Zoho CRM はじめてガイド: https://www.zoho.com/jp/crm/help/startguide-customer.html

 
 

講演動画と資料


(※ 英語の講演です。Youtube画面の左下にある「字幕」設定より、日本語字幕(自動翻訳)を表示できます)

 

 
 
 

<Zoholics Japan 2018 レポート 目次>

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