Reading Time: 1 minutes

Writerに、新しい文書生成機能を追加しました。

Zoho CRMやZoho Creatorとの連携、条件付き差し込み文書、入力可能な文書などの形式で、文書を自動生成できます。文書業務にデジタル変革を起こしましょう。
(読了3分)

 

技術が問題を解決するなら最高です。伝統的な文書業務システムの問題は常に、日常的な手入力が必要になることでした。新しいクライアント(または社内)から要求されるたびに、マスター文書の一部を複製して編集しなければなりません。

 

Writerの新しい自動化機能は、繰り返し作業を排除し、ドキュメント作成プロセスを改善します。全く新しい機能です。

 

1.テンプレートを作成する

組織の給与管理や人事管理などの特定の機能は、動的なコンテンツと固定されたコンテンツを組み合わせて毎日動作し、パーソナライズされた書簡、電子メール、契約書を一括生成します。

 

マスター文書を準備すれば、プロセスのライフサイクルに沿って再利用できるので便利です。Writerでは、差し込み文書フィールド(データソースからデータを取得するため)、署名フィールド(署名者がZoho Signを使用して署名を配置できるようにするため)、および、入力可能フィールド(ドキュメントをフォームとして使用するために)を挿入できます。

 

 

2.既存のデータソースを使用して差し込み文書を作成する

データソースとは、スプレッドシート、CRM、フォーム、CSVファイルなどの、ビジネス上の情報を処理して保存するシステムです。Zohoのビジネスアプリケーションとの連携により、Writerを使用して、Zoho CRM内の既存の顧客データ、Zoho CreatorやZoho Forms内のフォームデータ、あるいはZoho Sheetでスプレッドシートとして保存したデータなどをすべて取得できます。

 

たとえば、Zoho CRMから既存のNDAテンプレートに顧客情報を取り込む場合に、必要な作業は次のとおりです。

  1. データソースとしてZoho CRMを選択します
  2. CRMの該当のタブを選択します(見込み客、連絡先など)
  3. NDAテンプレート文書全体にCRMフィールドを配置します

 

Writerの差し込み文書機能では、CRMデータがフィールドに自動挿入され、個別文書を一括生成します(つまり、手作業を削減します🙌)。

 

Writerのさまざまなデータソース

 

フォーム送信による差し込み文書

Writerの文書生成機能の1つとして、フォーム入力によってテンプレートの個別文書を作成できる機能も追加しました。

 

必要な作業は、フォームを作成(または既存のものをリンク)し、文書にフォームフィールドを挿入して渡すだけです。回答者がフォームを送信するたびに、パーソナライズされた個別文書を生成できます。

 

 

4.条件付き差し込み文書

Writerで差し込み文書を作成する際に、条件を定義できるようになりました。文書の特定のセクションを動的に隠したり表示したりできます。設定した条件に基づいて、さまざまなデータを高度に組み合わせ、リスト上の受信者ごとに個別の文書を生成できます。

 

5.電子署名機能

Zoho Signとの連携により、Writer上でドキュメントの作成から署名挿入までを完結できます。手動で他の場所にアップロードしたり複数のコピーを作成したりする手間は不要です。

 

自署名機能を使用すれば、手書きの署名をスキャンして保存でき、いつでも必要なときにドキュメントに挿入できます。また、署名者フィールドを挿入して、他のユーザーが署名する場所を示すことともできます。

文書に署名を挿入するには、[挿入]> [My Signature(自分の署名)]に移動します

ワークフロー設定により、署名者がドキュメントにアクセスする順序と、プロセスが完了した後の動作を定義できます。

 

 

今回のリリース内容は以上です。これらの新機能の感想や、文書業務の最適化にどう役立ったかなどを support@zohowriter.com 宛にぜひお寄せください。

文書作成が楽しくなりますように!

 

 

この発表は、Zohoオフィススイートの最新アップデートについて説明する#FutureOffice シリーズの一部です。発表の概要はこちらを参照ください。

 


◎ Zohoオフィススイートは個人利用は無料です。Workplaceの一部としてもご利用できます。こちらから、利用するサービスを選択してお試しください。

 

 

※本投稿は、グローバル本社(Zoho Corporation)の Zoho Blog の記事を翻訳・加筆したものです。元の記事(2019年2月14日)はこちら

 

Comments are closed.